REGOLAMENTO A TUTELA DEI DATI PERSONALI
Art.1 Riservatezza
L’Istituto garantisce, nel trattamento dei dati personali degli alunni e del personale dipendente, la tutela dei diritti, delle libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale, così come previsto dal d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice della privacy), dal Regolamento Europeo 679/2016 e dal D.lgs. 101/2018.
In particolare l’Istituto e, nel caso specifico, l’Ufficio Amministrativo della scuola, assicura il controllo sulla riservatezza dei dati personali contenuti nella “banca dati”, negli elenchi automatizzati, nei fascicoli personali degli alunni e del personale.
Le banche dati trattate, la loro natura e le loro definizioni sono elencate nel Registro dei Trattamenti.
Art.2 Comunicazione all’esterno dei dati anagrafici
La comunicazione all’esterno di informazioni relative a dati anagrafici degli alunni e del personale è effettuata –salvo che per i fini amministrativi scolastici o sanitari autorizzati dalla normativa, quindi in presenza di una valida base giuridica – solo su specifico consenso degli interessati. Non vengono comunque diffusi dati personali per fini pubblicitari o commerciali.
In occasione della procedura per l’adozione dei libri di testo vengono forniti ai Rappresentanti accreditati dalle Case Editrici, gli elenchi del personale docente per consentire la consegna personalizzata del materiale informativo e dei saggi-campione.
Art. 3 Segreto d’ufficio
Tutto il personale in servizio nell’Istituto è vincolato al segreto d’ufficio per quanto riguarda dati, situazioni, notizie relativi a persone, fatti e dati nella loro generalità.
Art.4 Riprese video e fotografie a scuola
Secondo quanto confermato dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (Comunicato del 17.07.03) le riprese video e le fotografie realizzate dai genitori durante le feste, le recite, le manifestazioni scolastiche come ricordi dell’evento, non destinati a diffusione pubblica, ma raccolti per fini personali e in ambito familiare o amicale, non violano la privacy. Ovviamente la scuola non è responsabile dell’uso, successivo alla ripresa, che possa esserne fatto dal genitore possessore dell’immagine.
Per quanto concerne, invece, foto o riprese filmiche realizzate dagli insegnanti, anche per documentare eventi scolastici o ritrarre il gruppo classe al completo, nonché per l’eventuale pubblicazione delle immagini degli alunni, deve essere espresso assenso scritto preventivo da parte delle famiglie degli alunni; tale assenso viene comunicato dai genitori alla Scuola in sede di iscrizione tramite compilazione della apposita scheda (si vedano i punti 1-2-3-5); si può anche dare la necessità di una ulteriore e specifica autorizzazione (vedi punto 4).
SITUAZIONE
PROVVEDIMENTI
Immagini (fisse o in movimento) riprese da genitori o parenti in occasione di eventi pubblici organizzati dall’Istituto (saggi, feste, mostre, concerti, ecc.).
Nessuna liberatoria è dovuta: chi registra le immagini si rende responsabile del loro utilizzo e della loro eventuale diffusione: nessuna responsabilità in ordine a questo è ascrivibile all’Istituto.
Immagini riprese da giornalisti autorizzati in occasione di eventi pubblici organizzati dall’Istituto (saggi, feste, mostre, concerti, ecc.).
Nessuna liberatoria è dovuta: il giornalista che registra le immagini si rende responsabile del loro utilizzo e della loro corretta pubblicazione: nessuna responsabilità in ordine a questo è ascrivibile all’Istituto.
Immagini riprese da insegnanti nel corso di attività didattiche e proiettate, previa autorizzazione del Dirigente, nel corso di incontri di presentazione dell’Istituto, sia all’interno dell’Istituto (assemblee con i genitori) che al di fuori (convegni, seminari, incontri di ricerca pedagogica).
Nessuna liberatoria aggiuntiva è dovuta: nella scheda di iscrizione i genitori autorizzano l’Istituto all’uso dell’immagine dei loro figli a scopo di documentazione didattica
Immagini riprese da insegnanti o da genitori nel corso di attività didattiche e consegnate a genitori a scopo di memoria del percorso scolastico dei propri figli; la consegna può avvenire sia utilizzando un supporto digi-tale (CD, DVD, pen-drive) che mediante invio per posta elettronica.
E’ necessario acquisire una specifica liberatoria da parte di tutti i genitori degli alunni la cui immagine personale risulti visibile nelle immagini registrate. Nella liberatoria si specificherà che il genitore acconsente a che l’immagine del figlio venga trasmessa a terzi, i quali saranno gli unici responsabili del suo
utilizzo e della sua eventuale diffusione.
Foto di fine anno della classe
Non è necessaria alcuna liberatoria da parte dei genitori. D’altra parte, l’Istituto non può incaricare un professionista privato a fare le foto all’interno dell’Istituto se non previa gara d’appalto e scelta trasparente del fornitore del servizio.
E’ quindi necessario che siano i genitori che stabiliscono un contratto di prestazione professionale (anche verbale) con il fotografo e chiedono all’Istituto l’autorizzazione a farlo entrare nell’edificio per scattare la foto.
I rapporti economici tra fotografo e genitori non coinvolgono l’Istituto.
Dell’uso e della eventuale diffusione impropria delle immagini risponde il fotografo.
Art.5 Altre forme tecnologiche di informazione. Foto, registrazioni e videoregistrazioni.
Agli studenti non è permesso utilizzare i telefoni cellulari durante le lezioni e l’orario scolastico.
È vietato inviare con qualunque mezzo digitale messaggi che non siano previsti dall’attività didattica e sotto il controllo degli insegnanti.
Poiché ciascuna persona è titolare del diritto alla protezione dei dati personali, gli studenti non possono registrare con smartphone o altre apparecchiature immagini di compagni o insegnanti se non per fini esclusivamente didattici ed alle seguenti condizioni:
 che la persona interessata (quella ripresa o fotografata) venga previamente informata in ordine alle modalità di utilizzo dei dati, con particolare riferimento all’eventualità che i dati siano diffusi o comunicati attraverso la rete;
 che la persona interessata abbia manifestato il suo consenso (scritto), fermo restando comunque il divieto assoluto di divulgare dati sulla salute e di tipo giudiziario.
Le immagini eventualmente autorizzate possono essere conservate per fini personali.
L’inosservanza dell’obbligo di preventiva informativa all’interessato comporta il pagamento di una sanzione amministrativa che va da un importo minimo di 3.000 euro sino ad un massimo di 18.000 euro ovvero, in caso di dati sensibili o di trattamenti che comportino situazioni di pregiudizio, di grave detrimento anche con eventuale danno, da un minimo di 5.000 euro sino ad un massimo di
30.000 euro (art. 161 del Codice privacy).
Le sanzioni sono in corso di aggiornamento quindi la precedente fase è da considerare in aggiornamento.
Va inoltre tenuta in considerazione la possibilità di essere chiamati in giudizio dalla persona filmata, fotografata o “registrata”, per risarcire gli eventuali danni causati (art. 15 del Codice privacy e ss.mm.ii).
Ai docenti è permesso utilizzare i telefoni cellulari durante le lezioni e l’orario scolastico per finalità istituzionali, ad esempio l’aggiornamento del registro elettronico e per finalità personali di carattere d’urgenza. Poiché ciascuna persona è titolare del diritto alla protezione dei dati personali, i docenti non possono registrare con smartphone immagini degli studenti o di altri insegnanti o del personale se non per fini esclusivamente didattici e previa verifica che la persona sia stata informata e abbia rilasciato consenso scritto a favore dell’Istituto.
Resta inteso che l’Istituto non è responsabile dell’uso, successivo alla ripresa, che possa esserne fatto dall’insegnante possessore dell’immagine.
Art.6 Avvisi sul sito dell’Istituto scolastico
Si tenga presente che gli avvisi pubblicati sul sito Istituzionale devono avere carattere generale giacché ogni altra comunicazione di carattere personale deve essere trasmessa individualmente.
Il responsabile della pubblicazione sul sito internet Istituzionale è il Dirigente scolastico che può disporre eventualmente un referente interno o esterno all’ente.
Art. 7 – Rapporti con i Social Network
La tecnologia facilita la nostra vita in molti modi. In particolare, i social network, grazie alla loro immediatezza e alle possibilità informative e comunicative che offrono, possono migliorare l’efficienza e la rapidità delle attività lavorative. Tuttavia, per un utilizzo corretto ed efficace di questi strumenti, è fondamentale adottare un approccio consapevole e ponderato.
Il presente regolamento prende in considerazione tre principali ambiti di interazione per gli insegnanti:
1. Relazioni tra insegnanti
2. Relazioni con gli studenti
3. Relazioni con i genitori e tra genitori
1. Relazioni tra insegnanti
a. Lo strumento digitale ufficiale per la condivisione di materiali tra colleghi è la mail istituzionale e non la mail personale.
b. Nei gruppi WhatsApp (o altre applicazioni di messaggistica) ufficiali legati all’attività scolastica di plesso o simili, è necessario attenersi al seguente codice di comportamento:
 Pubblicare solo messaggi attinenti all’attività didattica e alla scuola.
 Limitare il numero di messaggi per evitare sovraccarico informativo.
 Evitare post e commenti su eventi specifici avvenuti all’interno dell’Istituto Scolastico.
 Utilizzare un linguaggio chiaro, semplice e privo di ambiguità.
 Evitare conversazioni che possano risultare offensive, irrispettose o ambigue nei confronti degli altri membri del gruppo o di persone assenti.
2. Pubblicazione di contenuti sui social network
 La pubblicazione di dati, immagini o materiali sui social ufficiali della scuola è consentita solo previa liberatoria specifica per la pubblicazione e diffusione.
 Non è consentita la pubblicazione di contenuti legati all’attività scolastica sui propri social personali, se non previa autorizzazione scritta acquisita personalmente.
 L’Istituto Scolastico si dissocia da qualsiasi comportamento individuale che non rispetti tali disposizioni e non si assume alcuna responsabilità per contenuti pubblicati senza autorizzazione.
1. RELAZIONI CON GLI STUDENTI
a. Se un docente decide di creare un gruppo WhatsApp con gli studenti tale gruppo deve essere segnalato alla Dirigente e al Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) e deve essere utilizzato nel rispetto delle seguenti regole:
i. II gruppo può essere creato solo per alunni di età maggiore a 14 anni, previa autorizzazione scritta del genitore
ii. E’ l’insegnante che crea il gruppo e lo gestisce
iii. Sul gruppo deve circolare unicamente materiale comunicativo e didattico inerente alla finalità per cui il gruppo è nato
iv. Il gruppo può essere utilizzato per informazioni di carattere organizzativo
v. Nel gruppo viene utilizzato un linguaggio semplice, chiaro e che non dia spazio a fraintendimenti
vi. Nel gruppo sono vietate conversazioni che manchino di rispetto o siano ambigue nei confronti degli altri membri del gruppo o di persone assenti
vii. Nel gruppo sono vietate le fotografie e i video.
viii. I membri che non osservano quanto dettato saranno richiamati ed eventualmente esclusi da gruppo.
b. Gli insegnanti che vogliano relazionarsi con gli studenti attraverso classi virtuali dovranno utilizzare piattaforme certificate e che siano GDPR Compliance.
2. RELAZIONI CON I GENITORI E TRA GENITORI
a. E’ opportuno evitare contatti con i genitori sui social network
b. E’ opportuno evitare di dare ai genitori il proprio numero di telefono ad eccezione del rappresentante di classe per motivi puramente organizzativi
Nel caso di gruppi Whatsapp di classe tra genitori l’Istituto si esonera da ogni responsabilità.
Il Dirigente scolastico
Dott.ssa Angelina Saviano